Demander une subvention pour améliorer la voirie agricole

Les communes de Wallonie qui souhaitent effectuer des travaux d'amélioration de la voirie agricole.

Seules les communes peuvent demander cette subvention.

Quelles voiries agricoles sont concernées ?

• les voiries situées sur le domaine public (type Qualiroutes-réseau III)
• les voiries qui desservent principalement des terres agricoles, forestières, horticoles ou des fermes isolées
• les voiries non incluses dans un bloc d'aménagement foncier ou de remembrement actif et n'ayant pas fait l'objet d'une subvention régionale les 15 dernières années.

La subvention régionale couvre 60% du montant des travaux. Ce taux peut atteindre 80% lorsque le projet prévoit des plantations.

La commune bénéficie de l'accompagnement technique et administratif de la Direction de l'Aménagement foncier rural.

ÉTAPE 1 : DEMANDE DE VISITE PRÉALABLE

Demande préalable

Pour demander la visite, complétez le formulaire « Visite préalable » accessible sur le Guichet des pouvoirs locaux. Votre demande sera transmise au service extérieur de la DAFoR compétent.

Ajoutez-y :

• une description du projet
• le(s) numéro(s) ATLAS et/ou nom(s) du(des) chemin(s)
• les disponibilités de l'agent technique référent pour la visite de terrain
• la localisation du(des) chemin(s) via l'outil cartographique intégré

Visite des lieux et avis circonstancié

Une visite des lieux est organisée pour s’assurer que les critères d’éligibilité et de faisabilité du projet sont rencontrés.  A l’issue de la visite, le service extérieur de la DAFoR vous remet son avis circonstancié sur le(s) chemin(s) visité(s) :

• s’il est favorable, introduisez le dossier de l'avant-projet de travaux
• s’il est défavorable, vous ne pouvez pas introduire en l’état une demande de subvention

ÉTAPE 2 : ÉLABORATION DE L’AVANT-PROJET DE TRAVAUX

Lorsque l’avis circonstancié est favorable, désignez :

• un auteur de projet public ou privé pour établir plans et documents du marché
• un coordinateur en matière de sécurité et de santé pour le suivi du dossier (si requis)

Lors de l’étude du projet, le service extérieur de la DAFoR se tient à votre disposition pour :

• vous conseiller  
• vous apporter son expertise technique : choix des matériaux et des techniques à mettre en œuvre.

Transmettez les plans, le cahier spécial des charges (CSC) et les métrés au service extérieur de la DAFoR compétent via le Guichet des pouvoirs locaux. Utilisez le formulaire « Dépôt d’avant-projet ».

Le service vérifiera ces documents et vous demandera, si nécessaire, de les corriger.

• si votre avant-projet est validé, introduisez le dossier de demande de « promesse de principe de subvention »
• s’il n’est pas validé, vous ne pouvez pas introduire en l’état une demande de subvention
  

ÉTAPE 3 : DEMANDE DE PROMESSE DE PRINCIPE DE SUBVENTION

Rassemblez les documents composant la demande de promesse de principe, à savoir :

• les plans de situation et d'exécution des travaux
• une note descriptive des travaux prévus
• le CSC
• le devis estimatif des travaux
• le formulaire d'offre avec annexes
• le Plan de Sécurité santé (PSS) et les annexes visées à l'Art 30 de l'Arrêté royal concernant les chantiers temporaires ou mobiles (cf. dispositif légal) ou une mention dans le CSC indiquant qu'un PSS n'est pas requis
• le rapport de qualité de terres (si d'application)
• la délibération du Conseil communal
  • approuvant le projet des travaux
  • fixant le mode de passation de marché
  • sollicitant la subvention
• l'avis de légalité
• la délibération désignation de l'auteur du projet (si d'application)
• la délibération désignation du coordinateur sécurité-santé (si d'application)
• le dossier d'emprises avec estimation (si d'application)
• l'attestation certifiant que vous disposez de tous les terrains nécessaires à la réalisation de la voirie et qu'aucune subvention n'a été octroyée depuis moins de 15 ans pour l'aménagement des chemins concernés

Envoyez votre dossier de demande de promesse de principe via le Guichet des pouvoirs locaux. Utilisez le formulaire « Demande de promesse de principe ».

Analyse du dossier par la DAFoR et décision du/de la Ministre de l'Agriculture

La DAFoR analyse votre dossier. Elle le transmet ensuite à l’Inspecteur des finances pour avis, puis au/à la Ministre de l’Agriculture, pour décision.

En cas d’accord, le/la Ministre vous notifie la promesse de principe de subvention.

ÉTAPE 4 : ATTRIBUTION DU MARCHE ET OCTROI DE LA SUBVENTION

Passation du marché public de travaux

Procédez à la passation du marché.

Attention : l’ouverture des offres doit se faire dans les 3 mois qui suivent la notification de la promesse de principe. Passé ce délai, la promesse de principe devient caduque.

Transmettez le dossier d'attribution du marché via le Guichet des pouvoirs locaux. Pour ce faire, selon la situation de votre dossier, complétez le formulaire :

• « Dossier d'attribution du marché sous le seuil de tutelle » ou
• « Dossier d'attribution du marché au-delà du seuil de tutelle »

Annexez-y les documents nécessaires (liste disponible dans la rubrique "Pièces justificatives").

Analyse du dossier par la DAFoR et décision du/de la Ministre de l'Agriculture

La DAFoR analyse votre dossier. Elle le transmet ensuite à l’Inspecteur des finances pour avis (ou remet son analyse au SPW IAS), puis au/à la Ministre de l’Agriculture, pour décision.

En cas d’accord,  le/la Ministre signe un arrêté ministériel d’octroi de la subvention. Une copie de ce document vous est transmise.

Conclusion du marché public de travaux

Dès réception de l’arrêté ministériel et du visa d’engagement, notifiez la conclusion du marché à l’entrepreneur, adjudicataire des travaux.

Transmettez également une copie de la lettre de notification au service extérieur de la DAFoR concerné. Pour cela, complétez le formulaire "Notification du marché" disponible sur le Guichet des pouvoirs locaux.

ÉTAPE 5 - EXÉCUTION DES TRAVAUX

Exécution des travaux par la commune

Les travaux sont effectués par le pouvoir local avec l’appui éventuel de la DAFoR.

Réception des travaux par la commune

Lorsque les travaux sont terminés, effectuez la réception provisoire, en présence d’un représentant de la DAFoR. L’invitation à la réception provisoire se fait via le Guichet des pouvoirs locaux en utilisant le formulaire " Réception provisoire des travaux ".

Contrôle de conformité des travaux par le service extérieur DAFoR

Lors de la réception provisoire, le service extérieur de la DAFoR contrôle la conformité des travaux aux prescriptions de cahier des charges.  

Décompte des travaux réalisés

Dressez ensuite le décompte final des travaux, et faites-le signer contradictoirement par l’entrepreneur.

Vous devez avancer la totalité du montant du chantier.

ÉTAPE 6 - RÉCUPÉRATION DE LA SUBVENTION

Rassemblez les documents composant la demande de récupération de la subvention, à savoir :

• la copie de l'ordre de commencer les travaux, y compris les éventuels ordres de suspension et reprise
• le(s) état(s) d'avancement des travaux
• la liste des intempéries
• la/les facture(s) dressée(s) par l'entrepreneur et approuvée(s) par la commune
• le décompte final des travaux
• le procès-verbal de réception provisoire des travaux
• en cas d'acquisition d'emprise(s), la copie de l'acte d'acquisition
• si d’application, la/les factures dressée(s) par le bureau d'études, le coordinateur sécurité-santé, la/les facture(s) relative(s) aux frais d’essais
  

Dépôt du dossier de récupération de la subvention

Transmettez le dossier de récupération de la subvention via le Guichet des pouvoirs locaux en utilisant le formulaire « Dossier de récupération de la subvention ».

En principe, la liquidation de la subvention s’effectue en une seule fois. Toutefois, dans certains cas de travaux importants et longs, la subvention peut être liquidée au prorata des travaux exécutés sur base d’états d’avancement. Utilisez alors le formulaire "Liquidation d'acompte".

Introduction de la déclaration de créance

La DAFoR effectue le calcul de la subvention à liquider. Elle vous communique le montant qui doit figurer sur votre déclaration de créance.

Envoyez ce document au centre de scanning du SPW Finances, Boulevard Ernest Mélot 30 à 5000 Namur.

Paiement de la subvention

Vous recevez le paiement de la subvention après validation par le SPW Finances.

L' ouverture des offres doit se faire dans les 3 mois qui suivent la notification de la promesse de principe. Passé ce délai, la promesse de principe devient caduque.

La DEMANDE DE VISITE PREALABLE nécessite :

• une description du projet
• le(s) numéro(s) ATLAS et/ou nom(s) du(des) chemin(s)
• les disponibilités de l'agent technique référent pour la visite de terrain

Le DEPOT DE L'AVANT-PROJET DE TRAVAUX nécessite :

• les plans
• le cahier spécial des charges (CSC)
• les métrés

Le dossier de DEMANDE DE PROMESSE DE PRINCIPE nécessite :

• les plans de situation et d'exécution des travaux
• une note descriptive des travaux prévus
• le CSC 
• le devis estimatif des travaux
• le formulaire d'offre avec annexes
• le Plan de Sécurité santé (PSS) et les annexes visées à l'Art 30 de l'Arrêté royal concernant les chantiers temporaires ou mobiles (cf. dispositif légal) ou une mention dans le CSC indiquant qu'un PSS n'est pas requis
• le rapport de qualité de terres (si d'application)
• la délibération du Conseil communal
  • approuvant le projet des travaux
  • fixant le mode de passation du marché
  • sollicitant la subvention
• l'avis de légalité
• la délibération désignation de l'auteur du projet (si d'application)
• la délibération désignation du coordinateur sécurité-santé (si d'application)
• le dossier d'emprises avec estimation (si d'application)
• l'attestation certifiant que vous disposez de tous les terrains nécessaires à la réalisation de la voirie et qu'aucune subvention n'a été octroyée depuis moins de 15 ans pour l'aménagement des chemins concernés

Le dossier ATTRIBUTION SOUS LE SEUIL DE TUTELLE nécessite :

• la délibération fixant la date d’ouverture des offres ou la liste des entreprises à consulter
• l'avis de marché ou la lettre d'invitation à remettre offre 
• le procès-verbal d'ouverture des offres 
• le rapport d'examen des offres et ses annexes
• le tableau comparatif des prix unitaires des offres déposées
• le rapport coordinateur sécurité et santé (si d'application)
• l'offre régulière la plus basse et ses annexes
• la délibération du maître de l'ouvrage par lequel il désigne l'adjudicataire
• l'avis de légalité

Le dossier ATTRIBUTION AU-DESSUS DU SEUIL DE TUTELLE nécessite :

• La délibération relative au choix du mode de passation et l'estimation détaillée du montant du marché
• L'avis de légalité du Directeur financier sur la délibération relative au choix du mode de passation (si rendu)
• L’avis de légalité du Directeur financier sur la délibération d’attribution du marché (si rendu)
• Rapport coordinateur sécurité et santé (si d'application)
• Tableau comparatif des prix unitaires des offres déposées
• L'offre régulière la plus basse et ses annexes
•  Délibération attribuant le marché
• Rapport d'examen des offres et ses annexes
• Documents contenant les conditions du marché : le cahier des charges (clauses administratives), projet de convention, etc.
• L’avis de marché publié au BDA et, s’il s’agit d’un marché européen, l’avis de marché publié au Journal officiel de l'UE
•  Le cas échéant, le rapport relatif à la sélection qualitative des candidats et la délibération l’approuvant

Le dossier de DEMANDE DE RECUPERATION DE LA SUBVENTION nécessite :

• la copie de l'ordre de commencer les travaux, y compris les éventuels ordres de suspension et reprise
• le(s) état d'avancement des travaux
• la liste des intempéries
• la/les facture(s) dressée(s) par l'entrepreneur et approuvée(s) par la commune
• le décompte final des travaux
• le procès-verbal de réception provisoire des travaux
• en cas d'acquisition d'emprise(s), la copie de l'acte d'acquisition
• si d’application, la/les factures dressée(s) par le bureau d'étude, le coordinateur sécurité-santé, la/les facture(s) relative(s) aux frais d’essais

• Article D.261 du Code wallon de l'Agriculture
• Arrêté du Gouvernement wallon du 24 avril 1997 relatif à l’octroi de subventions aux pouvoirs publics subordonnés pour des travaux d’amélioration de la voirie agricole
• Arrêté royal du 25 janvier 2001 concernant les chantiers temporaires ou mobiles (Art.30)