Transmettre mon rapport annuel en tant que Fédération de promotion de la santé

Cette démarche s'adresse à la Fédération de promotion de la santé et de prévention agréée.

Vous devez être agréé en tant que Fédération de promotion de la santé et de prévention.

L'approbation de votre rapport d'activités et de votre rapport financier confirme la bonne réalisation de vos missions de représentation et de concertation.

1. Invitation : Dans le courant du mois de décembre, vous recevez un mail de rappel de l'AVIQ vous invitant à soumettre vos rapports pour l'année écoulée. La Direction du Financement et la Direction de la Promotion de la Santé et de la Prévention (DPSP) vous fournissent un canevas de décompte financier ainsi qu'un modèle de rapport annuel. Attention : si ces documents ne subissent aucune modification, il est possible qu'ils ne vous soient pas renvoyés chaque année. N'hésitez pas à contacter l'administration pour les obtenir en cas de besoin.
2. Préparation : Rédigez votre rapport d'activités narratif en lien avec votre programme d'activités, et préparez votre décompte financier. Veillez à nommer clairement vos fichiers (par exemple :20XX_RA_FWPS).
3. Envoi : Transmettez ces documents par mail, simultanément aux deux adresses suivantes : ppsante@aviq.be et ddf.pps@aviq.be. L'administration vous enverra un accusé de réception.
4. Analyse et validation : Votre agent traitant prend connaissance de vos documents.
   • Avis favorable : L'AVIQ vous confirme par mail la validation de vos rapports, ce message peut inclure d'éventuelles suggestions ou demandes de précision.
   • Avis réservé ou défavorable : L'AVIQ vous contacte pour organiser un Comité d'accompagnement (COMAC) afin de discuter des points de difficulté.

• Cette démarche est entièrement gratuite.

• Toutefois, ne négligez pas le temps et les ressources que la préparation de ces rapports peut mobiliser en interne. Nous vous conseillons de rédiger votre rapport d'activités progressivement, tout au long de l'année.

Vous devez faire parvenir votre rapport d'activités et votre rapport financier au plus tard le 1er mars de l'année qui suit l'exercice écoulé.

Demande de report : Si vous n'êtes pas en mesure de respecter cette échéance, adressez une demande de délai motivée par mail à ppsante@aviq.be avant le 1er mars.

Lors de votre envoi, vous devez obligatoirement fournir :

• Votre rapport d'activités de l'année écoulée.

• Votre rapport financier (décompte financier).

• CWASS – Livre VI – TITRE 1er – CHAPITRE Préliminaire : Dispositifs de promotion de la santé, en ce compris la prévention –Section préliminaire – Section 5 : Fédérations de promotion de la santé, en ce compris la prévention– articles 410/46 à 410/47
• CRWASS – DEUXIEME PARTIE - DISPOSITIONS SECTORIELLES – Titre IV. - Organismes de promotion de la santé et de prévention – CHAPITRE 5. - Fédérations de promotion de la santé et de prévention – articles 12/88 à 12/91

• En cas de non-dépôt de vos rapports (ou si l'AVIQ constate que vous cessez de remplir les conditions d'agrément), l'AVIQ vous notifie les manquements constatés et vous octroie un délai de mise en conformité d'au moins un mois.
• Si le manquement persiste au-delà de ce délai, l'AVIQ émet une proposition de retrait de votre agrément.
• Dans ce cadre, vous serez convié à une audition dans un délai minimum de 15 jours afin de faire valoir vos arguments (avec la possibilité de vous faire assister par le conseil de votre choix). À l'issue de cette audition, un procès-verbal est rédigé, sur lequel vous avez 15 jours pour faire vos observations. La décision finale de retrait d'agrément revient au Ministre, qui statue dans un délai de deux mois à dater de la réception du dossier complet.