En bref
En tant que département ou section de surveillance médicale du travail agréé, vous avez l'obligation de fournir annuellement un rapport d'activités à l'AVIQ.
Ces documents permettent à la Direction de la Promotion de la Santé et de la Prévention (DPSP) d'analyser vos activités de l'année écoulée, de s'assurer de la bonne réalisation de vos missions et de procéder au calcul de votre subvention.
Points d'attention
Échéance : Transmettez votre rapport d'activités pour le 1er mars de l'année suivant l'année d'activités écoulée.
Report de délai : En cas de difficulté pour respecter l'échéance du 1er mars, vous pouvez introduire une demande de report.
En détail
Cette démarche s'adresse aux départements ou sections de médecine du travail agréés par l'AVIQ.
Vous devez être agréé en tant que Département ou section de surveillance médicale du travail.
L'approbation de votre rapport d'activités confirme la bonne réalisation de vos activités.
- Invitation : Dans le courant du mois de décembre, vous recevez un mail de rappel de l'AVIQ vous invitant à soumettre votre rapport pour l'année écoulée.
- Préparation : Rédigez votre rapport d'activités narratif en lien avec vos missions. Veillez à nommer clairement vos fichiers (par exemple : 20XX_RA_DSMT_NOM DE LA STRUCTURE).
- Envoi : Transmettez ces documents par mail à l'adresse suivante : ppsante@aviq.be . L'administration vous enverra un accusé de réception.
- Analyse et validation : Votre agent traitant prend connaissance de vos documents.
- Avis favorable : L'AVIQ vous confirme par mail la validation de votre rapport. Ce message peut inclure d'éventuelles suggestions ou demandes de précision.
- Avis réservé ou défavorable : L'AVIQ vous contacte afin de discuter des points de difficulté.
- Remarques : Un COMAC est organisé de manière systématique au minimum une fois tous les 3 ans.
- Cette démarche est entièrement gratuite.
- Toutefois, ne négligez pas le temps et les ressources que la préparation de ces rapports peut mobiliser en interne. Nous vous conseillons de rédiger votre rapport d'activités progressivement, tout au long de l'année.
Vous devez faire parvenir votre rapport d'activités au plus tard le 1er mars de l'année qui suit l'exercice écoulé.
Demande de report : Si vous n'êtes pas en mesure de respecter cette échéance, adressez une demande de délai motivée par mail à ppsante@aviq.be avant le 1er mars.
Lors de votre envoi, vous devez obligatoirement fournir votre rapport d'activités de l'année écoulée.
- CWASS – Livre VI – TITRE 1er – CHAPITRE Préliminaire : Dispositifs de promotion de la santé, en ce compris la prévention – Section préliminaire – Section 6 : Département ou section de surveillance médicale du travail – articles 410/48 à 410/54
- CRWASS – DEUXIEME PARTIE - DISPOSITIONS SECTORIELLES – Titre IV. - Organismes de promotion de la santé et de prévention – CHAPITRE 6. - Département ou section de surveillance médicale du travail – articles 12/92 à 12/98
- En cas de non-dépôt de vos rapports (ou si l'AVIQ constate que vous cessez de remplir les conditions d'agrément), l'AVIQ vous notifie les manquements constatés et vous octroie un délai de mise en conformité d'au moins un mois.
- Si le manquement persiste au-delà de ce délai, l'AVIQ émet une proposition de retrait de votre agrément.
- Dans ce cadre, vous serez convié à une audition dans un délai minimum de 15 jours afin de faire valoir vos arguments (avec la possibilité de vous faire assister par le conseil de votre choix). À l'issue de cette audition, un procès-verbal est rédigé, sur lequel vous avez 15 jours pour faire vos observations. La décision finale de retrait d'agrément revient au Ministre, qui statue dans un délai de deux mois à dater de la réception du dossier complet.
