Zusammengefasst
Seit dem 1. Januar 2026 muss jede De-minimis-Beihilfe, die unter die allgemeinen De-minimis-Verordnungen und die Verordnungen für Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse fällt und einem Unternehmen direkt oder über eine Beihilfestruktur gewährt wird, innerhalb von 20 Arbeitstagen nach ihrer Gewährung in das dafür vorgesehene Europäische Register eingetragen werden.
Dieses Register dient dazu, alle De-minimis-Beihilfen zu zentralisieren und die Einhaltung der Obergrenzen von 300.000 € für die allgemeine De-minimis-Verordnung und von 750.000 € für die De-minimis-Verordnung für Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse über einen Zeitraum von drei Jahren pro Unternehmen zu überprüfen.
Dieses Verfahren richtet sich an:
- die Bewilligungsbehörden, die De-minimis-Beihilfen direkt gewähren;
- Betreiber von Beihilfestrukturen, die Beihilfen an Unternehmen weiterverteilen und diese Beihilfen je nach Fall erfassen oder Zugriff auf das Register haben müssen.
Nachstehend finden Sie die zu beachtenden Bedingungen, die detaillierte Vorgehensweise sowie wichtige Hinweise und nützliche Hilfsmittel, um diesen Vorgang erfolgreich durchzuführen.
Achtung
- Bis zum 1. Januar 2029 gelten die Ausstellung einer De-minimis-Bescheinigung und die Überprüfung anhand der eidesstattlichen Erklärung weiterhin als Regel.
- Das Register ist aufgrund der gesetzlichen Frist für die Erfassung (20 Werktage) nie vollständig auf dem neuesten Stand.
- Das Register löst bei Erreichen oder Überschreiten der Obergrenze keine automatische Benachrichtigung aus: Die Überprüfung obliegt weiterhin der Bewilligungsbehörde.
Im Detail
Dieser Vorgang betrifft die Sachbearbeiter und Mitarbeiter, die für die Erfassung von De-minimis-Beihilfen zuständig sind, sei es in Form einer direkten Gewährung an die Begünstigten oder über Beihilfestrukturen(Zwischenstellen, die die Beihilfen an indirekt begünstigte Unternehmen weiterleiten).
Die Rollen im Europäischen Register für De-minimis-Beihilfen
Das Europäische Register basiert auf einer hierarchischen Rollenverteilung. Jede Ebene verfügt über spezifische Kompetenzen in Bezug auf die Erstellung von Konten, die Zugangsverwaltung und die Erfassung der Beihilfen.
- Das National Office Belgium ist die Behörde auf nationaler Ebene. Er ist zuständig für die Einrichtung der Konten der "Regional Offices" (Regionalämter) der belgischen föderalen Einheiten, die Änderung von Begünstigten und die allgemeine Koordinierung des Registers auf belgischer Ebene.
- Das Regional Office WR ist dafür zuständig, Konten für die "Granting Authorities" (Bewilligungsbehörden) einzurichten, "Sectoriel Offices" zu gründen und die Zugangsrechte zu verwalten. Für die Wallonische Region wird die Rolle des Verwalters des Regional Office WR von der Kontaktstelle für staatliche Beihilfen des ÖDW wahrgenommen.
- Das Sectoriel Office ist eine optionale Zwischenebene in der Organisation des Registers. In der Praxis wird diese Ebene in der Regel umgangen, indem die Granting Authorities direkt eingerichtet werden, um zusätzliche Verwaltungsebenen zu vermeiden. In bestimmten Fällen kann ein Sectoriel Office jedoch beibehalten werden. Er verfügt dann über einen Verwalter, der für die Einrichtung und Verwaltung der in seinen Zuständigkeitsbereich fallenden Granting Authorities zuständig ist.
- Die Granting Authority (Bewilligungsbehörde) ist der zentrale operative Akteur des Registers. Sie muss über einen oder mehrere Verwalter verfügen, die über folgende Befugnisse verfügen:
- die Beihilfeempfänger schaffen;
- De-minimis-Beihilfen gewähren und erfassen;
- die Rollen „Erfasser“ und/oder „Genehmiger“ zuweisen;
- die Beihilfen genehmigen und veröffentlichen.
Rat: Um Blockaden aufgrund fehlender Benachrichtigungen zu vermeiden, wird empfohlen, allen Personen, die in das Register eingreifen müssen, die Rolle eines Verwalters zuzuweisen.
- Der Erfasser kann ausschließlich Beihilfen erfassen. Er kann keine Begünstigten schaffen.
- Der Genehmiger prüft und veröffentlicht die Erfassungen von den Erfassern. Er ist für die Richtigkeit der Daten vor der Veröffentlichung verantwortlich.
ACHTUNG! Das System versendet keine automatische Benachrichtigung, wenn eine Erfassung zur Freigabe ansteht.
Die Bearbeitungszeit
Jede De-minimis-Beihilfe muss innerhalb von 20 Werktagen nach ihrer Gewährung im Europäischen Register eingetragen werden. Daher kann es zu einer zeitlichen Verzögerung zwischen der Gewährung einer Beihilfe und deren Erfassung im Register kommen.
Rechtliche Haftung : Wird die Obergrenze überschritten, ist die Behörde, die die Beihilfe zuletzt bewilligt hat, verpflichtet, den überschüssigen Beihilfebetrag vom Empfänger zurückzufordern, auch wenn sie ihren Erfassungspflichten nachgekommen ist.
Die Erfassung der Beihilfen
Es gibt zwei Möglichkeiten:
- Die Beihilfe wird direkt gewährt: Die öffentliche Einrichtung, die die Beihilfe gewährt, trägt diese selbst in das Register ein.
- Die Beihilfe wird über eine Beihilfestruktur gewährt: Es gibt zwei Möglichkeiten:
- Die Behörde erfasst die Beihilfen für die Struktur,
- Die öffentliche Einrichtung gewährt Ihnen Zugriff auf das Register, und Sie geben die neu verteilten Beihilfen ein.
Einzugebende Informationen
Für jeden Begünstigten müssen folgende Angaben eingegeben werden:
- Angaben zum Begünstigten: ZDU-Nummer und Firmenname;
- Höhe der De-minimis-Beihilfe (angelsächsische Schreibweise: Dezimalstellen durch einen Punkt (.) kennzeichnen);
- Bewilligungsbehörde (aus der Dropdown-Liste auswählen);
- Förderinstrument (Art der Förderung: Direktzuschuss, Darlehen, Bürgschaft, rückzahlbarer Vorschuss usw.);
- NACE-Code: Falls mehrere Codes in Frage kommen, wählen Sie denjenigen aus, der die betreffende Tätigkeit am besten beschreibt.
Ein EU-Login-Konto erstellen
- Besuchen Sie das EU-Login-Portal,
- Klicken Sie auf „Neues Konto erstellen“
- Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm
Zum Europäischen Register
Für die öffentliche Behörden:
- Beantragen Sie einen Zugang bei der Kontaktstelle "Staatliche Beihilfen" des ÖDW (siehe Abschnitt "Kontakte" in diesem Merkblatt)
- Melden Sie sich bei eAidRegister an
Für Beihilfestrukturen:
- Bitten Sie die für die Gewährung von Fördermitteln zuständige Behörde, Ihnen im Register ein "Erfasser"-Konto einzurichten.
Mit der Rolle als "Erfasser" können Beihilfen erfasst, jedoch keine Begünstigten angelegt werden. Sie müssen daher Ihrer Bewilligungsbehörde die Liste der begünstigten Unternehmen übermitteln, damit diese sie in das Register eintragen kann.
- Melden Sie sich bei eAidRegister an
Zugangsberechtigungen für eine Beihilfestruktur erteilen
Der Verwalter der Basisbehörde muss:
- alle Begünstigten der Beihilfestrukturen erfassen;
- der Beihilfestruktur die Rollen als "Erfasser" und/oder "Genehmiger" zuweisen;
- die erfassten Beihilfen gegebenenfalls selbst genehmigen.
Erfassung der De-Minimis-Beihilfen
Das Register ermöglicht:
- eine manuelle Erfassung (für jede einzelne Beihilfe);
- eine Massen-Dateneingabe über eine Excel-Datei.
Benutzerhandbücher und Anleitungsvideos finden Sie im "Hilfe" Menü .
Manuelle Eingabe
Füllen Sie alle Felder mit den erforderlichen Angaben aus (siehe "Einzugebende Informationen" unter „Bedingungen“)
Batch-Import über eine Excel-Datei
- Bereiten Sie die Datei vor: Verwenden Sie die vom System bereitgestellten Vorlagen, ohne sie zu ändern. Füllen Sie alle Pflichtfelder gemäß den Anweisungen aus.
- Laden Sie die Datei herunter: Wählen Sie Ihre Datei aus und klicken Sie auf "Absenden".
- Vorabvalidierung : Das System überprüft das Format, die Struktur, die Größe und die Anzahl der Zeilen sowie die Spaltenstruktur usw.
Im Falle eines Fehlers werden in einer Meldung die erforderlichen Korrekturen angegeben. Beheben Sie die Fehler und reichen Sie die Datei erneut ein.
- Verarbeitung: Gültige Zeilen werden verarbeitet, während fehlerhafte Zeilen korrigiert und erneut übermittelt werden müssen.
- Nachverfolgung Über die Seite "Meine Berichte" können Sie:
- Den Bearbeitungsstand Ihrer Akte erfahren;
- die bearbeitete Datei herunterladen;
- die fehlerhafte Datei abrufen, um die Fehler zu beheben.
Wichtige technische Hinweise:
- Bei den Mustern wird zwischen Groß- und Kleinschreibung sowie Leerzeichen unterschieden;
- Die Namen der Registerkarten müssen genau mit der Vorlage übereinstimmen;
- Alle Felder müssen im Textformat vorliegen;
- Bereits erfasste Begünstigte lösen eine Fehlermeldung aus, ohne den Import der übrigen Zeilen zu blockieren.
Eine Beihilfe abändern
Das Register ermöglicht:
- einen Beihilfebetrag zu ändern;
- eine zu Unrecht gewährte Beihilfe zurückzufordern.
Diese Vorgänge können mithilfe einer Vorlage in großem Umfang durchgeführt werden, und zwar nach dem gleichen Verfahren wie bei der Masseneingabe.
Einen Begünstigten suchen und dessen Höchstbetrag überprüfen
Im Menü „ Begünstigte“ können Sie Ihre Suche über das Menü auf der linken Seite des Bildschirms nach Referenznummer, Name, ID oder Art der Benutzername filtern.
Wenn Sie den Namen des Begünstigten aufklappen, erhalten Sie einen Überblick über die Höhe der gewährten Beihilfen, aufgeschlüsselt nach Verordnung (allgemein, DAWI oder AGRI).
Die Beihilfen müssen innerhalb von 20 Werktagen nach ihrer Gewährung erfasst werden.
Die Daten werden 10 Jahre lang im Register gespeichert. Sie werden jedoch bei der Berechnung der Obergrenze nur über einen gleitenden Dreijahreszeitraum berücksichtigt.
