Demander un agrément en tant que laboratoire d'analyses - Décret Sol

Les laboratoires qui réalisent des analyses d’échantillons de sol et d’eau souterraine dans le cadre du Décret Sol, ainsi que toute autre analyse pouvant présenter un intérêt dans le cadre des investigations instaurées par ce décret.

La plupart des conditions à remplir sont reprises dans les annexes du formulaire de demande d’agrément. Il vous faudra cependant également respecter les points ci-dessous.

CONDITIONS DE MOYENS

      • Le recours à la sous-traitance auprès d’un ou plusieurs laboratoires agréés selon les dispositions du Décret Sol, en vue de couvrir l’ensemble des méthodes requises par l’agrément est autorisé.

      • Le demandeur doit avoir au moins une personne contractuelle habilitée à contresigner tout rapport, étude ou projet. Cette personne a autorité au sein du site d’exploitation concerné par la demande et est garante de :
          > la bonne application des règles en vigueur dans le cadre des activités liées à l’agrément
          > la bonne mise en œuvre du système de management  de la qualité dans les activités liées à l’agrément

      • Le demandeur dispose du matériel et des moyens techniques, informatiques et humains nécessaires pour mettre en œuvre les méthodes et procédures prévues par le Décret Sol, dont le CWEA (compendium wallon des méthodes d’échantillonnage et d’analyses), pour assurer ses missions

COMPETENCES REQUISES

      • Le demandeur a à son service un ou plusieurs responsables de laboratoires détenteur d’un des diplômes suivants :
          > diplôme de niveau universitaire ou équivalent dans le domaine de la chimie
          > diplôme de niveau universitaire ou équivalent ET 3 ans minimum d’expérience professionnelle dans les domaines de l’agrément acquises dans les 6 années qui précèdent la demande d’agrément

      • La personne contractuelle habilitée doit :  
          > posséder un diplôme à caractère scientifique de niveau universitaire ou équivalent
          > avoir une expérience professionnelle d’au moins trois ans dans les domaines de l’agrément acquises dans les 6 années qui précèdent la demande d’agrément
          > justifier d’une expérience suffisante dans l’application du Décret du 1er mars 2018 et des documents techniques et réglementaires qui s’y rapportent

      • Le demandeur applique les méthodes du CWEA ou les méthodes jugées équivalentes par l'Administration pour les paramètres correspondant à la catégorie de l'agrément sollicité.
        À défaut, il s’engage à appliquer, dans les deux ans qui suivent l’octroi de l’agrément, les méthodes du CWEA, ou jugées équivalentes, pour l'ensemble des paramètres correspondant à l'agrément sollicité suivant un planning d'engagement validé par l'Administration.
        L'administration évalue l’équivalence d’une méthode en se basant sur l’avis émis par l’ISSEP dans le cadre de son Enquête technique.

La demande d’agrément en tant que laboratoire d’analyses dans le cadre du Décret Sol se fait en deux étapes:
      1. L'enquête technique de l'ISSEP
      2. La demande d'agrément proprement dite

      1. ENQUETE TECHNIQUE DE L’ISSEP

1.1 Demande d’enquête

Le dossier de demande d’enquête doit être constitué :
      • du formulaire de demande d’agrément  complété (voir « Formulaires »)
      • uniquement des annexes 1 à 11, 17 ET 18 demandées dans le formulaire (voir 2.1 ci-dessous pour en savoir plus)
      • des documents techniques demandés par l’ISSEP (voir « Documents utiles »)

Envoyez ces documents sous format électronique à l’ISSEP à l’adresse mail : laboref@issep.be

* * * Evaluation du coût de l’enquête technique

La réalisation d’une telle prestation a un coût dont le montant est fonction de la quantité de travail et des frais estimés par l’ISSEP pour :
      • examiner les documents utiles
      • effectuer la visite du laboratoire
      • réaliser le rapportage

Cette estimation est détaillée dans un devis qui vous sera transmis par l’institut.

Des questions sur le sujet ? Contactez l’ISSEP ( laboref@issep.be )

1.2 Organisation de l’enquête

Une fois votre demande reçue, l’ISSEP vous communique une proposition de dates pour réaliser l'enquête technique et organisationnelle des activités de votre laboratoire. Cette opération doit être effectuée dans les 60 jours qui suivent la réception de votre demande complète. 

1.3 Rapport technique

L’ISSEP finalise le rapport technique et vous le transmet dans les 60 jours qui suivent la réalisation de l’enquête technique. L’institut transmet également un exemplaire du rapport à l’administration.

Ce rapport :
      • inclut une liste des manquements éventuels à régler avant de demander l’agrément à l’administration
      • précise, si c'est le cas, la nécessité d’un avis complémentaire de l’ISSEP

Si un avis complémentaire est nécessaire, il doit figurer dans votre dossier de demande d’agrément final. Demandez-le sans attendre par mail ( laboref@issep.be ) et joignez-y déjà des éléments de réponse aux remarques de l’ISSEP.

      2. DEMANDE D’AGREMENT

2.1 Constitution du dossier de demande d’agrément

Complétez, datez et signez le formulaire de demande d’agrément (voir « Formulaires »). Vous devez y joindre les annexes 1 à 20 qui concernent :

*) Les paramètres pour lesquels l’agrément est demandé

      • Annexe 1 : une liste des paramètres d’analyses pour lesquels l’agrément est demandé datée et signée (voir modèle dans « Formulaires »)

      • Annexe 2 : le tableau récapitulatif général des paramètres d’analyses couverts par l’agrément (voir modèle dans « Formulaires ») résultant de l’enquête technique, daté et signé par le laboratoire ET l’ISSEP

      • Annexe 3 : une copie de la convention liant le demandeur et le ou les sous-traitants identifiés dans le tableau récapitulatif général de l’annexe 2, si le cas se présente

*) L’identification de la personne morale pour le compte de laquelle l’agrément est demandé

      • Annexe 4 : une copie de la publication des statuts (version coordonnée) de la personne morale ou une copie certifiée conforme de la demande de publication des statuts

      • Annexe 5 : une copie d’extrait prouvant l’enregistrement de votre organisation au registre national de commerce et des sociétés

*) L’organisation et les compétences disponibles au siège d’exploitation concerné par la demande

      • Annexe 6 : un organigramme détaillé du siège d’exploitation dans lequel l’interlocuteur technique, les responsables laboratoires, les personnes habilitées et le responsable qualité sont identifiés

      • Annexe 7 : un organigramme situant le laboratoire au sein de la structure-mère, si le cas se présente

      • Annexe 8 : les expériences et qualifications des personnes visées par l’agrément sous forme de tableau daté et signé par le demandeur, l’interlocuteur technique, les responsables laboratoire et les personnes habilitées - (voir modèle dans « Formulaires »)

*) Les compétences de la ou des personnes habilitées désignées

      • Annexe 9 : un curriculum vitae reprenant les diplômes et l’expérience spécifique acquise au cours des 3 à 6 ans précédant la date de demande d’agrément

      • Annexe 10 : copie des diplômes mentionnés dans l’annexe 9

      • Annexe 11 : copie du contrat de travail liant la(les) personne(s) habilitée(s) au demandeur d’agrément (ou une attestation faisant état de la relation contractuelle établie entre le titulaire de l'agrément et la personne habilitée, contresignée par les 2 parties)

*) Les garanties morales et financières du demandeur

      • Annexe 12 : une déclaration sur l’honneur (voir modèle dans « Formulaires ») datée et signée par une personne pouvant engager la société qui atteste que le demandeur :
          > a une activité ayant un lien effectif et durable avec l’économie du pays dans lequel elle est implantée
          > n’est pas sous le coup d’une condamnation pour infractions aux législations environnementales régionales, fédérales ou à toute autre législation environnementale d’un Etat membre de l’Union européenne
          > n’est pas sous le coup d’une condamnation pour infraction aux législations sociales, fiscales et financières
          > a rempli ses obligations sociales (sécurité sociale) et fiscales (contributions directes et TVA)
          > dispose de garanties financières suffisantes
          > est capable de rédiger en français ou en allemand pour s’adresser à l’administration et ses représentants
          > n’a pas, directement ou non, personnellement ou par le biais d’une tierce personne physique ou morale une fonction de direction ou de gestion d’une entreprise active dans la production, le contrôle qualité ou la gestion de terres ou dans la réalisation de travaux d’assainissements

      • Annexe 13 : une déclaration sur l’honneur (voir modèle dans « Formulaires ») datée et signée de chacun des administrateurs, gérants ou personnes pouvant engager la société repris dans la demande d’agrément, attestant qu’il/elle :
          > n’est pas sous le coup d’une condamnation pour infractions aux législations environnementales régionales, fédérales ou à toute autre législation environnementale d’un Etat membre de l’Union européenne
          > n’est pas sous le coup d’une condamnation le/la privant de ses droits civils et/ou politiques

      • Annexe 14 : pour chacune des sociétés administratrices renseignées dans le formulaire de demande, une déclaration sur l’honneur (voir modèle dans « Formulaires ») d’une personne pouvant engager ladite société attestant que cette dernière n’est pas sous le coup d’une condamnation pour infractions aux législations environnementales régionales, fédérales ou à toute autre législation environnementale d’un Etat membre de l’Union européenne

      • Annexe 15 : une déclaration sur l’honneur (voir modèle dans « Formulaires ») datée et signée de chacun des responsables laboratoire, attestant qu’il :
          > n’est pas sous le coup d’une condamnation pour infractions aux législations environnementales régionales, fédérales ou à toute autre législation environnementale d’un Etat membre de l’Union européenne
          > n’est pas sous le coup d’une condamnation le privant de ses droits civils et/ou politiques

      • Annexe 16 : pour chaque personne habilitée, une déclaration sur l’honneur (voir modèle dans « Formulaires ») datée et signée attestant qu’elle :
          > n’est pas sous le coup d’une condamnation pour infractions aux législations environnementales régionales, fédérales ou à toute autre législation environnementale d’un Etat membre de l’Union européenne
          > n’est pas sous le coup d’une condamnation le/la privant de ses droits civils et/ou politiques
          > s’engage à suivre les modules de formation continue organisés par l’administration sur la législation et ses évolutions et sur la pratique administrative

*) Les moyens techniques, informatiques et humains disponibles

      • Annexe 17 : un inventaire du matériel et des moyens techniques, informatiques et humains dont dispose le demandeur pour assurer les missions couvertes par l’agrément (voir modèle dans « Formulaires »)

      • Annexe 18 : une copie du certificat d’accréditation ISO 17025 (incluant au moins un paramètre analysé). A défaut, tout document prouvant qu’un système de gestion de la qualité organisationnelle et technique des activités de laboratoire est en place. Ce système de gestion est accepté par l'Administration sur base d'un complément d'enquête préalable de l'ISSEP.

*) Le rapport d’enquête technique de l’ISSEP

      • Annexe 19 : le rapport d’enquête technique de l’ISSEP ET l'avis complémentaire éventuel de l'Institut. Ces documents sont accompagnés de la réponse du demandeur aux manquements mis en évidence par l’ISSEP lors de son enquête. Cette réponse est présentée sous forme d’un tableau de suivi des manquements identifiés. Pour les non-conformités non encore résolues, le laboratoire y indique les actions et les délais raisonnables de réalisation prévus.

Le rapport d’enquête technique intègre le tableau récapitulatif général (Annexe 2) qui doit être daté et signé par l’ISSEP et le laboratoire demandeur.

*) L’engagement à respecter les règles et à se soumettre aux mesures de contrôle

      • Annexe 20 : une déclaration datée et signée par une personne pouvant engager la société (voir modèle dans « Formulaires »)

2.2 Comment introduire votre demande d’agrément auprès du SPW ARNE ?

Le dossier de demande que vous avez constitué est à envoyer par mail à la Direction de la Protection des Sols du SPW ARNE à l’adresse suivante : labo.sol@spw.wallonie.be

Précisez dans l’Objet de votre message « Demande d’agrément Labo sol – Nom de la société ».

Votre demande doit être envoyée dans les 6 mois qui suivent la date de réception du rapport d’enquête technique de l’ISSEP.

* * * Le rapport d’enquête date de plus de 6 mois au moment de votre demande ?
 
Vous devrez fournir un rapport d’actualisation de l’enquête technique à demander à l’ISSEP (laboref@issep.be). Une fois le rapport d’actualisation disponible, vous aurez 6 mois pour introduire votre demande.

      3. TRAITEMENT DE VOTRE DEMANDE

Le SPW ARNE vérifie que votre dossier est complet et recevable. Il vous informe des résultats de cette opération dans les 30 jours qui suivent la réception de votre demande.

Votre demande est jugée incomplète ?

Vous avez 30 jours à dater de la notification du SPW ARNE pour lui fournir les éléments manquants. Transmettez-les par mail à l’adresse mentionnée plus haut.

L'administration analyse les compléments reçus et statue sur le caractère complet et recevable du dossier.

Votre demande est jugée incomplète une nouvelle fois ?

Votre dossier est considéré comme irrecevable par l’administration. Celle-ci vous notifie sa décision dans les 30 jours qui suivent la réception des compléments.

Vous avez transmis votre demande à l’administration conformément à la procédure mais n’avez reçu aucune décision du SPWARNE dans les délais mentionnés ci-dessus ?

Selon la législation en vigueur, votre demande est, dans ce cas, considérée comme recevable et l’instruction de votre dossier se poursuit.

      4. OCTROI ou REFUS D’AGREMENT

Le SPW ARNE vous octroie, ou non, l’agrément de laboratoire d’analyses. Cette décision vous est transmise dans les 60 jours qui suivent, soit :

      • la date d’envoi de la décision de recevabilité de votre dossier de demande
      • la date du jour suivant le délai imparti à l’administration pour vous envoyer sa décision de recevabilité

A défaut de notification d’une telle décision, l’agrément est considéré comme refusé.

      5. POSSIBILITES DE RECOURS

Vous n’êtes pas satisfait de la décision de l’administration ? Vous pouvez introduire un recours auprès du Ministre de l’Environnement.

Quand ? Dans les 20 jours qui suivent :
      • soit la date de réception de la décision d’agrément
      • soit à la date d'échéance de la période au cours de laquelle la décision aurait dû intervenir

Comment ?
Pour être considérée comme recevable, votre demande de recours doit être accompagnée d’une preuve de paiement d’un droit de dossier de 50 €.

Effectuez un virement du montant demandé sur le compte :
Numéro : BE76 0912 1502 6595
Au nom de : SPW – DGO3 – GESOL
Avec en communication : « dénomination légale du demandeur – recours décision d’agrément »

Envoyez votre recours et la preuve de paiement du droit de dossier par lettre recommandée au :
SPW ARNE – Département du Sol et des Déchets
A l’attention de Madame Joëlle BASTIN, Inspectrice générale
Avenue Prince de Liège, 15
5100 Jambes

Vous souhaitez être entendu dans le cadre de ce recours ?
Précisez-le dans votre demande. L’administration doit vous transmettre une date et un lieu d’audition dans les 15 jours qui suivent la réception de votre requête. Une fois l’audition effectuée, vous recevrez la décision du Ministre dans les 50 jours qui suivent la réception de votre recours.

Vous n’avez pas demandé à être entendu dans le cadre de ce recours ?
Vous recevrez la décision du Ministre par rapport à votre dossier dans un délai de 30 jours à dater de la réception de votre recours.

A défaut de notification de décision dans les délais mentionnés plus haut, votre recours est considéré comme rejeté.

• Décret du 1er mars 2018 relatif à la gestion et à l’assainissement des sols et ses modifications (ou Décret « Sol »)
• Arrêté du Gouvernement wallon du 06 décembre 2018 relatif à la gestion et l’assainissement des sols et ses modifications